Så planerar du företagets aktiviteter effektivt

Vad ska du göra i ditt företag det närmaste halvåret?

I det här inlägget kommer vi både att prata om hur du kan göra för att planera ut resten av året i ditt företag, och om varför du borde ägna åtminstone en liten stund åt planering mellan varven. Om du har följt mig ett tag så vet du redan min åsikt om det här men: att alltid jobba kortsiktigt, för veckan eller i bästa fall månaden är inte en hållbar strategi enligt mig.

Där, jag sa det! 

Hårt? 

Kanske. Men det får jag stå för. 

För även om vi inte kan förutspå framtiden och vilka utfall den kommer att innebära, så behöver du veta vart du är påväg. 

Behåll ditt fokus och riktning

Okej, ska vi börja i det här med framtiden? 

Bara för att du sätter dig och planerar vad du vill göra det närmaste halvåret, året och 5 eler 10 åren, så innebär det inte att du kan veta vad som kommer att hända.

Så långt kan nog alla hålla med. 

Men att göra sådana här planeringar hjälper dig att hålla fokus och kurs över tid. När jag planerar längre tidsperioder ser jag till att också skriva in avstämningsmöten med mig själv (eftersom mitt företag bara är jag) i kalendern. Ungefär var 3e månad åtminstone. De här mötena har som syfte att jag ska stanna upp och se mig omkring. 

Är jag på väg åt det håll jag vill?
Har jag tappat fokus på det som jag egentligen bestämt mig för att göra?
Om ja, varför? Behöver jag förändra något framåt?

Saken är den att även om jag tycker att det är härligt att liksom “vara vatten” på färden genom livet, så vill jag också hålla i ratten och styra (efter bästa förmåga) åt vilket håll jag vill åka. 

Livet, både arbete och privat, är inte något som bara “ska hända” mig. 

Hur mycket måste man planera?

Såå, måste man planera ALLT? 

Nää, förstås inte. 

Men här kommer en liten tumregel att ha i bakhuvudet: 

Beroende på projektets storlek, tidigare erfarenhet, ekonomiska resurser och hur många som är inblandade i det behövs mer planering.

Säg exempelvis att du ska vandra 14 dagar i fjällen ensam i sommar. Visst, det är bara du som ska vandra, men det är ett ganska stort projekt som kräver förberedelser och planering för att kunna utföras. Och även om det bara är du själv som ska vandra, påverkas förmodligen andra personer av ditt äventyr också. Behöver någon passa barnen, hunden eller vattna växter medan du är borta? Behöver du ta ledigt från jobbet? Vilka inköp måste du göra? 

Jag tror att du känner av i alla fall på ett ungefär vilken “planeringsnivå” en sådan strapats skulle kräva av dig. Hur mycket beror (som vanligt) på diverse faktorer. Men på ett ungefär. 

Om du är nybörjare och ovan fjällvarndare kommer det dessutom att kräva mycket mer av dig både att planera och genomföra, än om du är en van fjällvandrare som har alla prylar som behövs och vandrar med vana steg på leden.

Jämför det där med att du ska provtälta ute på gräsmattan. Det äventyret kräver betyyyydligt mindre planering än 14 dagar ensam i fjällen. Du kan förmodligen bestämma dig för och genomföra det samma kväll.

Ha de här båda exemplen i tanken nu och så tittar du på vilka marknadsaktiviteter som du vill göra i ditt företag framöver. 

Det beror på

Vi bestämmer att du har en onlinekurs som du vill lansera. Den är ganska stor: 5 avsnitt med ungefär 5 lektioner i varje avsnitt. Svårighetsgraden på kursen skulle du klassa som “mellansvår”, alltså inte för nybörjare men lite för enkel för de med mycket kunskap på kursens ämnesområde.

Låt oss jämföra igen med vår 14-dagars fjällvandring. 

För den företagare som har ett etablerat varumärke, kanske har lanserat kursen eller liknande produkt tidigare och därmed vet att hen har en målgrupp som är redo att köpa den och teknisk infrastrukur på plats – ja då kan man klara sig med lite mindre planering förberedelser. Eftersom jobbet redan har gjorts en eller flera gånger tidigare och kan återanvändas.

Om du istället är helt ny, det är din första kurs, inget starkt varumärke eller publik som riktigt står redo att köpa och inget lanseringsmaterial skapat eller tekniska lösningar på plats? Ja, jag tror att du får ungefär samma känsla som för fjällvandrarnybörjaren. Det kommer att behövas mer planering och tid.

Vi jämför med säg… en spontan livesändning på Instagram. Det kan båda två göra, samma dag som ni kommer på det. Insatsen är inte så stor och kräver inte lika mycket förberedelser.

Hur mycket framförhållning och planering du behöver är beror på DINA förutsättningar. Genom att jobba med planering skapar du möjlighet för dig själv att förbättra dina förutsättningar. Här är kanske en brasklapp på sin plats: givetvis ska du inte fastna i att planera och planera och planera. Sjösätt dina idéer och låt dem växa med tiden, utveckla och förbättra allt eftersom. Det går inte att planera sig till framgång, man måste göra också.

Börja planera baklänges

Jag tycker att det lättaste och bästa sättet att börja sätta sin planering är att placera ut de största marknadsaktiviteter som du vill genomföra. Det kan vara väldigt olika saker beroende på hur din business ser ut och på vilken plats du står i ditt företagande. Men till exempel lanseringar av kurser, särskilda tidsperioder med rabatter, insläpp i medlemsportaler eller masterminds eller gratisaktiviteter för att bygga maillista, få nya personer att hitta till dig och ta hand om dem som redan hänger hos dig.

Alltså: Identifiera dina största marknadsaktiviteter och placera ut dem i kalendern. 

När du är klar med det är det dags att börja “reverse engineer” som det kallas, alltså i det här fallet i princip: planera baklänges.

Det som händer när du placerat ut dina marknadsaktiviteter såhär är att du kan se dels om du har för många eller för få (kommer du att kunna nå dina omsättningsmål?) säljande aktiviteter. Du kommer också att ha “luckor” i kalendern där du kan se om du kommer att ha tid att förbereda både dig själv och din målgrupp på det som komma skall. 

En del av förklaringen till att det blir såhär är bland annat att vi tror att vi ser allt som finns att se och drar slutsatser utifrån våra minnen och intuition, snarare än att se ett större perspektiv och beakta statistiska utfall.

Se upp för Planning Fallacy!

Nu vill jag höja lite av ett varningens finger, för när vi sitter såhär med våra kalendrar är det lätt att svepas med av en Planning Fallacy, introducerad 1979 av Danial Kahneman och Amos Tversky. 

Det innebär att vi, oavsett vilken kunskap och erfarenhet vi har sedan tidigare, underskattar hur lång tid saker och ting kommer att ta. Det här misstaget gör vi just när vi själva ska planera våra egna förehavanden. Medan när någon utifrån hjälper dig att planera så tenderar de att ha en mer pessimistisk tidsuppfattning och alltså beräkna mer tid till uppgiften.

2003 utvecklade Kahneman tillsammans med Dan Lovallo definitionen av Planning Fallacy till att innefatta både underskattning av tidsåtgång, kostnader och risker av framtida aktiviteter OCH att man överskattar fördelaktiga utfall. Vilket betyder att man kan dra på sig för mycket kostnader, orimlig tidspress och ta onödigt mycket risker.

En del av förklaringen till att det blir såhär är bland annat att vi tror att vi ser allt som finns att se och drar slutsatser utifrån våra minnen och intuition, snarare än att se ett större perspektiv och beakta statistiska utfall.

I boken Thinking Fast and Slow berättar Kahneman om ett tillfälle där han och några kollegor vid universitetet skulle planera hur lång tid det möjligen skulle ta för dem att skriva klart en bok som skulle bli kurslitteratur. De gissade på ett spann på 1,5 till 2,5 år. TROTS att en av dem berättade att det tagit ett annat professorsgäng 7 år att göra ungefär samma sak (som de dessutom uppskattade som bättre på detta uppdrag än de själva). Till råga på allt ändrade de inte sin uppskattning av tidsåtgången. 

Hur lång tid det tog i slutändan innan boken var klar? 8 år.

Planning Fallacy är en av anledningarna till att jag tror att det är en jättebra idé att ta hjälp och input från andra när man ska planera sina marknadsaktiviteter. Då kan ni ta din tidspositivism och den andre personens tidspessimism och mötas någonstans på mitten. Det gör att ni troligtvis kommer landa inom ett rimligt tidsspann.

När jag jobbar med mina klienter känner jag mig ofta som pessimisten i rummet haha! Även om jag tycker att projektet som vi ska jobba med är jätteintressant, roligt och har mycket potential så är jag den som fungerar som motpol till den optimistiska klienten. 

Jag tror stenhårt på att det är en bra sak, att vi tillsammans kan ta fram en så realistisk och genomförbar plan och strategi som möjligt.

Tips för att undvika Planning Fallacy

Ett tips som du kan använda för att försöka undvika falla för djupt ner i Planning Fallacy-fällan är att bryta ner dina planer i mindre delar, eller milstolpar, och uppskatta tidsåtgången för varje milstolpe. När du lägger ihop tiden för alla milstolparna kan du se hur lång tid hela projektet kommer att ta. Ungefär.

Gör dig själv, och ditt företag, en tjänst

I skrivande stund är vi mitt i Juni, snart stundar midsommar och jag kan tänka mig att företagsplanering inför hösten kanske inte ligger överst i hjärnan just nu, tillförmån för färskpotatis, still och midsommarstänger. Men gör dig själv en tjänst, om du inte redan har en plan för vad du vill ska jobba med i ditt företag i höst:

Blocka av en timme i din kalender inom 3 dagar nu och gör såhär: 

• Planera in dina största marknadsaktiviteter
• Skriv ner vad du planerar att göra i kampanjväg för att marknadsföra dem
• Skriv ner några (3-4 åtminstone) aktiviteter som du ska göra för att få din målgrupp att växa.

Det är allt. Du behöver inte göra allt in i minsta detalj nu. Men var inte Phoebe: 

För så här är det: Om du exempelvis vill ha en maillista att jobba in i din kundresa och som säljkanal till hösten, ja då är det verkligen läge att börja bygga på den redan nu.

Är det en maillista du behöver hjälp med så gå in på jacquelinewester.se/startamaillista och prova några lektioner gratis från min kurs. Då kommer du igång direkt!

Om du behöver förbättra kontakt och engagemang i dina sociala kanaler inför hösten – börja med det NU.

Behöver du bygga upp målgrupper för din annonsering? Samma där: börja NU.

Min poäng är att saker tar tid att genomföra. 

Och även om alla dina 99 problem inte löser sig automatiskt bara för att du ägnar tid åt planering, så ger det dig bättre förutsättningar att hålla fokus och riktig mot det mål du vill.

De planer du tar fram är lite som preliminära resvägar mot ditt mål. Oavsett hur mycket vi kanske önskar det, så kan vi inte med 100% säkerhet förutspå framtiden. Världen och människorna som lever och verkar i den är oförutsägbara. Beroende på vad som händer längs vägen kan resvägen behöva tänkas om, men att faktiskt ha en resväg kommer att underlätta färden.

KÄLLOR

Vill du ha en snabb översikt över Planning Fallacy och dyka ner i det ljuvliga kaninhålet, börja på Wikipedia och gå vidare därifrån: https://en.wikipedia.org/wiki/Planning_fallacy 

Thinking fast and slow, Kahneman & Tversky