Posted on 4 Comments

3 verktyg jag använde för att komma igång som virtuell assistent

Om du någon gång har tänkt tanken på att starta ett företag och använda internet som verktyg så mycket som möjligt för att göra det, då vet du förmodligen också om vilken uppsjö av digitala verktyg det finns där ute. 

Och till råga på allt: hur många olika guider och videos det finns med titlar som “X verktyg du MÅSTE ha för att göra XYZ”.

Jag tycker att sådana kan vara sjukt överväldigande och känner teknikpaniken komma krypande. Därför tänker jag börja det här inlägget med att säga: 

De här tre verktygen som jag kommer prata om behöver inte alls vara något måste för att jobba som virtuell assistent. Du kan garanterat lösa de problem de löser på något annat vis, eller blankt strunta i det. Men här de här tre digitala verktygen var bland de första som jag började använda i min business: 

Adobe Sign

När jag började som virtuell assistent ville jag direkt ha saker och ting i ordning mellan mig och mina uppdragsgivare. Därför såg jag till att skriva avtal med dem från dag ett. För att kunna få dem signerade digitalt använde jag Adobe Sign, då jag redan betalade för hela Adobe-sviten. 

Mailchimp

Jag visste från början att jag ville starta en maillista och även om Mailchimp kan kännas lite stelt i vissa avseenden, så är det för det första gratis att komma igång med (upp till 2000 prenumeranter). För det andra är det väletablerat och har aldrig krånglat en enda gång för mig med leverans av mail eller liknande. Vill man bara komma igång snabbt utan för mycket specialanpassningar är Mailchimp jättebra. Du kan sätta ihop landningssidor, formulär och fina mail utan att behöva koda en enda rad.

Trello

Att jobba virtuellt innebär också att man ju inte har något kontor att gå till om dagarna. I alla fall inte ett där man sitter tillsammans med kollegor. Därför kan det vara hjälpsamt att sätt ihop ett virtuellt kontor i ett projekthanteringssystem som till exempel Trello.

Inne i Trello kan du skapa arbetsflöden som passar dig och det uppdrag som du ska utföra. Du kan också organisera dina olika uppdrag på olika “boards” för att hålla isär arbetena och inte ha flera uppdragsgivare på samma ställe. 

Trello är också gratis att använda, men erbjuder en massa olika “power ups” som man kan använda för att optimera sitt arbete ännu mer.

Som sagt, det här är tre verktyg som jag har använt sedan jag började. Med det inte sagt att man MÅSTE ha dem. Sätt dig ner och titta på hur det ser ut just för dig, bara du kan avgöra vad du måste ha och inte.

Dessutom behöver du inte ha allt från början, du kan alltid lägga till saker efter hand.

Posted on 8 Comments

Tänk om det bara är en nyck av tur?

När jag började rulla igång mitt företag så sakteliga i november 2018 blev jag snabbt uppfylld av allt roligt jag ville göra. Alla idéer som jag hade och roliga projekt som jag fick chansen att bli en del av. Det började snurra på väldigt snabbt på en gång, det jag gjorde fungerade verkligen och det var magiskt. 

Men jag lät det hela snurra snabbare och snabbare och ta mig med sig. Utan att egentligen hinna tänka, och känna, efter så noga. Jag drabbades till viss del av FOMO (fear of missing out) och kände att jag var tvungen att rida hela vägen ut på den våg som jag lyckats skapa för mig själv. För tänk om det bara är en nyck av tur?

Som nystartad företagare kände jag att jag gjorde smart i att hoppa på så mycket som jag möjligen kunde mäkta med. Men nu i efterhand har jag insett att det inte var det bästa. Jag hade gjort mig själv en tjänst om jag tillåtit mig ta ett par andetag, tänka igenom mer, se över min planering, innan jag kastade mig in i flera projekt. 

Under sommaren och tidiga hösten har jag jobbat väldigt mycket. Större delen av varje dag har gått åt till jobbet, så när som på någon strödag här och där. Egentligen kan jag bara minnas en eller två dagar som varit helt jobbfria. Insikten slog mig hårt, att jag inte kommer att orka och att jag började tycka att jobbet inte var lika roligt längre. En mardröm, för jag älskar det jag gör egentligen. Men jag hade låtit fartvinden svepa mig med sig. Därför tog jag beslutet att det måste vara stopp nu. 

Efter det här året som varit fyllt av stora livshändelser som avlöst varandra, min dotter var helt nyfödd när jag startade företaget till exempel. Även om det var så smått i början, så ska man inte underskatta kraften det tar att starta företag och omställningen att numera ha ett litet barn. Med det, och en rad fler saker som jag skrivit om tidigare, så har jag bestämt för mig själv att det är dags att sakta ner en stund.

Så just nu är det helt fullt hos mig för nya uppdrag. Inte för att jag har sålt bort alla arbetstimmar som jag maximalt kan. Utan för att jag behöver luft i mitt schema framöver. Luft att återhämta, vila, skapa tid för utveckling. Både på ett personligt plan och i företaget. Landa i att vara förälder och i flytten till huset.  

Jag är all for att kämpa på, köra vidare och arbeta hårt. Men inte till hur stor bekostnad som helst på min hälsa. Så nu provar jag en för mig helt ny sak inom egenföretagandet: att inte ha fullpackat med jobb 8-10 timmar om dagen, bara för att det tekniskt sett går (och för att lugna FOMO-rösten). 

Och faktiskt har det gett resultat i mitt mående redan nu. Jag har varit ute med kameran och fotat och filmat för första gången på… ja flera månader. Det bästa av allt: det var ROLIGT! Inget av det kändes tvingat och jag kunde försvinna i stunden när jag var där ute. Något som är otroligt viktigt och en grundplåt hos mig. 

Att jag mår bra, att jag har tid att göra sådana saker, tid att vara ute, plats för att testa idéer och reflektera över processer. Alla delarna är sådant som gör mig så bra på det jag gör. Rubbas de för mycket, eller prioriteras bort för ofta, så snubblar jag lättare. Men med balansen på plats står jag stadigt. 

Posted on Leave a comment

Hur vet man vad man ska prata om? – Answer the public!

Ett väldigt effektivt sätt att visa prov på sin kunskap och sina färdigheter är att skriva och prata om i sina kanaler online. Både på sociala medier, bloggen och maillistan. Det vet du som följer mig, jag gör det ju stup i kvarten. 

Men hur vet man vad man ska skriva och prata om då?

Det finns tre saker som jag gör återkommande för att komma på och planera vad jag ska skriva och prata om, så här kommer tre snabba tips: 

Fråga din publik

Kanske den mest självklara, men det är en grej som många lätt glömmer bort. Fråga de som följer dig vad de vill ha för ämnen från dig. De här människorna är redan med i ditt community och gillar (förmodligen haha) det du gör. Därför är det också viktigt att du underhåller relationen med dem och ger dem innehåll de vill ha och blir hjälpta av. 

Lägg ut frågan på till exempel Instagram Stories och be om deras önskemål. Ett bonustips: ställ specifika frågor som är lätta att svara på. Eller varför inte köra en livesändning?

Answer the public – answerthepublic.com

Det här är en sajt som du kan gå in och skriva in nyckelord på för att ta reda på vad människor googlar kring ämnen du vill skriva om. På det sättet kan du se vilka frågor som människor söker svar på, så coolt! 

Om vi tar “instagram” som exempel så får vi massor av resultat, hela 161 frågor som är vanliga att man googlar. Den visar också vad människor vill jämföra instagram med och frågor kring vad man kan använda det till. 

Det kan förstås hända att det nyckelord som du ska skriva om inte får så många resultat, men det är ändå ett bra sätt att dra inspiration ifrån!

Marknadsundersökning

För egen del kan den här punkten ibland bli som världens djupaste kaninhål som jag trillar ner i. Det finns ju en sådan sinnessjukt stor mängd innehåll att ta del av! Men lägger du lite band på dig själv så är det ett jättebra inspirationsverktyg att kika på vad andra inom ditt, eller liknande ditt, gebit har gjort. 

Såklart ska du inte sno deras idéer rakt av, men det är aldrig fel att inspireras. Att konsumera vad andra gör kan fungera som en katalysator för att få igång dina egna idéer. Ett exempel är att titta i Facebookgrupper som du är med i där man pratar om ditt ämne: vilka frågor är vanliga att folk ställer där?

Jag tycker att det är bra att göra sådana här saker med jämna mellanrum för att kolla av att du är på rätt spår med innehållet som du tänker skapa. Visst att vi vill ha kreativ frihet också, men det här är bra sätt för att inte famla i blindo och lägga massor av tid på grundstensinnehåll som din publik inte är intresserad av och: som då troligtvis inte kommer hjälpa din verksamhet direkt heller.

Posted on 6 Comments

Hur blir jag virtuell assistent?

Det är nu lite mer än ett år sedan som termen Virtuell assistent trillade ner i mitt knä. Jag hade aldrig hört talas om det innan men insåg ju mer jag tänkte på det hur otroligt rätt det kändes för mig. Att det var precis det paraplybegrepp jag behövde för att kunna sätta ord på vad jag ville göra i mitt eget företag. 

En sak som länge stoppat mig (utöver rädslan då) att starta eget företag är att jag har alltid haft så svårt att formulera vad jag skulle göra i det. 

“Ja men jag gör lite grafik… Skriver lite… Fotar lite… Planerar lite… Sådant du vet..?”

Det kändes så dåligt och lät så oproffsigt tyckte jag. Visst, såklart hade jag kunnat svarva ihop något bättre innan jag hittade till virtuell assistent. Men det kom liksom aldrig till mig. 

Eftersom att jag var gravid när jag på riktigt började koka ihop min verksamhet så gick det inte speciellt snabbt. Det fick gro så sakteliga och jag pratade med andra, mest Linda faktiskt, om vad jag hade för planer. Sedan, nästan innan jag visste ordet av, så var bollen i rullning! 

Men hur kan man göra då, om man vill bli virtuell assistent?

Det allra bästa är faktiskt att bara börja. 

  • Sätt dig ner och planera vilka tjänster som du ska erbjuda och vill vem. Jag tycker att det är smart att ta det steg för steg. I början är det kanske alldeles lagom att ha ett uppdrag på någon timme i veckan. Då får du en chans att komma in i en rutin och känna på vad som kommer att krävas av dig.

Hur får jag kunder?

  • Börja med att kontakta någon som du skulle vilja jobba med och berätta om vad du kan göra för dem. Jag inte nog trycka på det: fokusera på vad DU kan göra FÖR DEM. Inte på hur kul det vore för dig att jobba med dem. Det får vi väl ändå utgå ifrån att du tycker eftersom att du kontaktar dem, eller hur?
  • Berätta för alla att du börjat jobba som virtuell assistent och vilken sorts tjänster du erbjuder. Det kommer att kännas som att du tjatar, men du kan göra det smart och väva in det snyggt i exempelvis dina sociala kanaler. 
  • Använd ditt nätverk. Precis alla mina kunder har jag fått via mitt nätverk. Det har tagit mig flera år att bygga upp det och de som hängt med ett tag har jag hunnit visa flera gånger om vad jag går för. 

    “Men jag har inget nätverk” kanske du tänker nu.

    Det tror jag visst att du har! Fundera på om du kanske känner någon som du skulle kunna antingen få jobba hos direkt, eller som kanske i sin tur känner någon som behöver dina tjänster. 
  • Det tar tid att bygga upp ett genuint nätverk. Du är inte ute efter sammanhang där alla bara letar efter vad de kan få ut av varandra. Med genuint nätverk menar jag personer som på riktigt gillar och stöttar det de andra gör. Som vill lyfta och hjälpa varandra utan att nödvändigtvis förvänta sig något tillbaka (förutom ett tack då kanske, men det är ju bara hyfs).

Jag tror att en av de viktigaste komponenterna i den här ekvationen är mod. Det var det åtminstone för mig. När jag väl började våga prata om att jag skulle ta det här steget, prata om sådant jag kan och vad jag jobbar med… Ja då förändrades allt.

Det är mycket jobb bakom, men jäklar vad roligt det är!

Vad tror du, är virtuell assistent ett yrke för framtiden?

Är det något som du är intresserad av att prova?

Posted on 2 Comments

Låt inte din självkritik stoppa dig

“Jag är inte bra nog…”

“Inte ska väl jag…”

Känner du igen dem?

De tveksamma och ängsliga rösterna som ifrågasätter det du håller på med. Som underminerar och tar glädjen från saker som du har skapat eller vill göra. Vi har dem nog allihopa, i olika utsträckning. 

Som en sådan där klassisk “high achiever”, en duktig tjej, så ligger det alltid nära till hands att tänka att jag inte ska vara den som tar någon plats. Att alltid tycka att det jag gör nog ändå inte riiiiiiktigt håller måttet. Men jag bestämde mig i våras för att nog får det fan i mig vara nog med det.

Jag började skriva mer på bloggen som sådant som intresserar mig, sådant jag har lärt mig och som kanske kan lära andra, nya idéer och tankar. Min självkritiska röst har länge varit starkare än rösten som säger “jo men kör! Det blir väl skoj!”. Det ville jag ändra på och det enda sättet som jag såg att göra det på, var helt enkelt att göra allt jag kan för att inte lyssna så noga på den haha!

I denna anda har jag verkligen börjat leva mer efter divisen “better done than perfect”. Vilket inte betyder att jag släpper ifrån mig vilken skit som helst hux flux bara för det. Men att det förmodligen är gott nog, även om det inte känns som att det är helt perfekt. När jag hela tiden försökt göra saker perfekt har det istället resulterat i att ingenting har fått se dagens ljus. Att jag inte rört mig framåt i mina ambitioner och drömmar. Så himla tråkigt. 

Det senaste halvåret har jag alltid jobbat efter att skapa saker som jag har för avsikt att slutföra och publicera. Att ha en plan och en tydlig början och slut på processer för att kunna sätta punkt och röra mig framåt. 

Resultat? Dra mig baklänges vad mycket roligare det har blivit! Med företaget, med sociala medier, nya människor jag lärt känna…

Min poäng här är att, låt inte dina mest självkritiska röster stoppa dig från att ge dig ut och visa upp vad du kan.

Posted on Leave a comment

Från RAW till Instagram: Motljusbild

Det är sommar och vi svämmar över av motljusbilder i våra bildflöden. Magiskt om du frågar mig, kan man ens få nog av dem? Jag tröttnar nästan aldrig, varken på att se dem eller på att fota dem själv. Därför tänkte jag att jag kan visa hur jag gör när jag framkallar mina motljusbilder. 

I videon här under visar jag precis hur jag gör och hur bilden ser ut när den kommer direkt ur kameran. Ibland är det nästan så att man inte tror att det är samma bild ens.

(och ja, jag är möjligen något viskande, men det är så när man har en liten bebis som sover i rummet intill när man spelar in haha). 

3 nyckelsaker jag tänker på när jag fotar mina motljusbilder: 

  • Försök att i mesta mån inte fräta ut himlen, eller svärta ut skuggorna. Det gäller att hitta en balans.
  • Går det inte att få till en bra balans? Ta två bilder med olika exponering och lägga ihop dem i efterbehandlingen.
  • Fota alltid i RAW-format (om din kamera stödjer det).

Hoppas att du hade lite nytta av den här videon. Om du lägger upp någon motljusbild efter att ha testat det jag visade, tagga mig så jag får se! Det vore superduperkul! @jacquelinewester hittar du mig på Instagram.

Posted on Leave a comment

Vad gör du när du inte säljer?

När vi ska sälja något till våra (potentiella) kunder lägger vi oftast ner både själ och hjärta i både produkten och i strategin kring hur vi ska sälja den. Den aktiva säljfasen är den mest brinnande stunden för oss och “det är då det gäller”. Det är förstås så himla lätt att vi fastnar med vårt fokus där, men jag vill prata om vad du gör när du INTE säljer?

Know, like and trust-faktorn

För att du ska kunna sälja något till din publik måste de ha fått tid på sig att bygga upp know, like and trust till just dig. Du ska vara en självklar go-to för att lösa problem de har inom ditt område. Om du ska lyckas med det här behöver du lägga minst lika mycket fokus på ditt system mellan dina aktiva säljfaser, som säljfasen i sig. 

Genom att leverera innehåll till din publik på ett medvetet och genomtänkt sätt, givetvis med ditt mål längst bort i horisonten, kan du börja bygga upp din know, like and trust-faktor. Det är inte ett alternativ att bara dyka upp när du vill att de ska köpa någonting av dig. Ingen vill bara bli såld till. 

Glöm inte mellantiden

Det här är långt ifrån gjort i en handvändning utan tar lång tid att bygga upp. Hur du jobbar med ditt sälj beror förstås på vad det är du säljer. Men om du exempelvis säljer lite dyrare saker som en större onlinekurs kan det ta månader att bygga upp tillräckligt med förtroende.

Paketera och döp ditt innehåll: Det är lättare att ta till sig innehåll när det är paketerat med en liten rosett på toppen. Kan du komma på något namn till det också? Perfekt! 

Var konsekvent: Sätt ett schema för när och hur ditt innehåll ska läggas ut, att vara konsekvent spelar en stor roll i att din publik börjar förvänta sig saker av dig och litar på att du levererar. Mitt bästa tips för att ha en chans att hålla i sitt schema är att Batcha, du kan läsa mitt inlägg om Batch Working här. För det är ju sådär, att livet kommer emellan ibland. Då är det förbaskat skönt att veta att man har saker redo, som en liten buffert. 

Det kommer att betala sig 

Om du gör ett bra jobb med det här, hur du använder tiden när du inte säljer, kommer det att betala sig i slutändan. Det är en långsiktig investering som du gör och ett, enligt mig, bättre sätt att jobba. Både för dig och för din publik. Hellre långsiktiga relationer än snabbvisiter och ett ständigt jagande av nya kunder. Om du tar hand om dem kommer de förmodligen att vilja handla av dig mer än en gång.


Vill du ha några fler tips hur du kan jobba med det här?
Häng med på min maillista och få 3 tips på saker att jobba på när du inte säljer.

Posted on 4 Comments

När det inte blir som man tänkt sig

Vid det här laget var det egentligen tänkt att jag skulle basunera ut glädjeropet “nu jäklar kör jag på företaget 100%! I 6 månader ska jag vara tjänstledig och ge allt jag har!”.

Men det blev inte så, det hela har blivit framskjutet till i höst. Det låter kanske inte så farligt, och det är det väl inte heller. Men jag har gått och laddat och väntat så länge nu. Var så sugen. Så kraschlandningen var total. Varför blev det såhär då? Jo, min man har behövt göra en operation som gör att han inte kan ta hand om Signe eller Kurbits nu. Jag kommer inte att gå in på detaljer, för att det känns inte riktigt om att det är min historia att berätta, även om den påverkar mig. Men allt är bra. Och det kommer bara att bli bättre nu.

Därför har det också varit ganska tyst både på sociala medier, här inne och på maillistan. Jag har försökt att bara göra det som måste göras och spendera tid ute när jag kan. Men de senaste dagarna har jag börjat få mer energi tillbaka. Åtminstone stötvis. Det är inte så lätt att se på allt som är bra när det blir såhär tycker jag. Även om jag vet att det är det som jag borde göra. Men jag har också känt att jag måste få sörja det lite, att mina planer gick i stöpet som jag sett så mycket fram emot.

Efter graviditet (som inte är någon hemlighet att jag inte gillade så värst) och bebistid som mammaledig i ungefär 8 månader så kände jag äntligen att jag började komma tillbaka lite mer till mig själv. Att få byta av i föräldraledigheten och några timmar per dag bara vara Jacqueline igen, det kändes så viktigt för mig.

Men nu känner jag att jag har sörjt det här färdigt. Nu ska jag bara fortsätta så som jag har gjort hittills, passa på att ta vara på små stunder som den här vid sjön där vi bor. Exempelvis har jag börjat springa upp hit, hoppa i badet och sen springa hem igen. Det tar mig ungefär en timme och fyller hela min kropp med glädje och energi.

Igår tittade vi också på “vad kan vi göra i sommar då?”. Resultatet av det blev att vi bestämde och bokade att köra vildmarksvägen om 2 veckor! Satan vad jag ser fram emot det! Högfjäll, vattenfall och roadtrip – hurra!

Posted on Leave a comment

Gör mindre

Det är en sak som jag alltid vill poängtera när jag pratar om produktivitet, exempelvis i samband med min batch working-guide. Det är att poängen, målet, med den inte är att du ska kunna jobba mer. Poängen är istället att du ska kunna få stöd och ordning på dina prioriteringar så att du kan jobba smartare, mer fokuserat och i slutändan: få tid över till annat än att jobba.

Idag bär många av oss ordet “upptagen” som en krona på våra huvuden, ett hedersmärke, ett bevis på att vi är duktiga. Men vad får vi egentligen ut av att vara upptagna mest hela tiden?

Om jag ska vara ärlig så blir det lätt ett sätt för mig att få bekräftelse. Jag jobbar mer och pressar mig för att få uppskattning och beröm. Det är inte hälsosamt! Det vet jag om, men ibland trillar jag dit och hjulet snurrar bara snabbare och snabbare.

När det blir så känns det som att jag måste dra ut kontakten. Kasta mig ut ur hjulet i farten och tumla runt på marken sådär som de gör i filmer när de kastar sig ur bilar i hög hastighet. Jag måste stanna upp och reflektera: vad är det jag ska göra? Som gör att saker rör sig framåt mot mina mål?

För annars jag kan harva på i all oändlighet utan att komma någon vart. Att bara fortsätta vara upptagen och göra “all the things”. Men det kommer att bränna ut hjärnan och själen på vem som helst.

Jag antar att det jag försöker säga är: om du känner igen dig i det här, sluta använda din milslånga att göra-lista som ett sätt att få bekräftelse. Inget gott kommer att komma ifrån det. Titta istället på den och sålla ut. Vad är det som du behöver göra för att må bra, leverera på dina löften och börja ta stegen mot dina drömmar och mål? Mot det som får dig att må bra.

Jag kan lova dig att det kommer att vara långt ifrån allt på listan. Åtminstone är inte allt akut. Vissa saker kan faktiskt vänta. Så fråga dig själv, och svara ärligt, är du bara upptagen för upptagenhetens skull?

Posted on 4 Comments

Om att ändra synen på sina följare

Jag vet inte hur många gånger jag har fastnat i det förr. Den där siffran intill min profilbild som det står “följare” under. Fastnat och tänkt att det inte är gott nog, att jag måste ha mer, mer, mer.

Ständigt jagat och stressat mig. Förstört mina fotostunder.

Att jag satte ett värde på det jag gör kopplat till hur många följare jag har, var helt ärligt nära att få mig att lägga av med alltihopa. Jag var för stressad och kände mig konstant otillräcklig. Jämförde med andra.

Känner du igen det? Att du alltid har “för lite följare”?

Det tog mig ett tag, säkert ett par år, och många samtal med andra kreatörer (som min kloka vän Linda) på internet innan jag ändrade hur jag såg på det här med följare.

Vi kan göra en liten övning. Tänk dig att alla de som följer dig på exempelvis Instagram står framför dig. 30 personer är en hel skolklass. 150 personer en hel biograf. Du har kanske ännu fler, säg att du har 1000 följare. Föreställ dig 1000 personer stå framför dig. Det är ju helt galet många!  

Och alla de här människorna har valt att följa dig för att de gillar det du gör. De vill höra vad du har att säga och ta del av det du delar med dig av. Hur jäkla fint är inte det?

Så oavsett om det är en skolklass eller hel idrottsarena du har fått uppmärksamheten av, så ta hand om dem! Glöm inte bort dem bara för att jaga nya personer. Det skulle du aldrig göra om de stod framför dig.

Idag tänker jag alltid så, på mina följare som de verkliga människor de är. Och jag är så jäkla tacksam för varenda en av dem!